BAIT instellen

Onderdeel vanEen phishing-awarenessprogramma uitvoeren

Deze pagina neemt een Beheerder mee door het instellen van BAIT voor je organisatie: de gegevens van de organisatie, de domeinen waarop je medewerkers e-mail ontvangen, je medewerkersgroepen, je functionaris gegevensbescherming (FG) en het tweede lid van je programmateam. Als je klaar bent, kan je team zijn eerste campagne voorbereiden.

Wie doet wat

Rol	Wat ze hier doen
Beheerder	Voert elke stap op deze pagina uit.
Gebruiker	Kan Instellingen › Organisatie, Verzenddomeinen en Auditlogboek openen en lezen, maar kan geen wijzigingen opslaan.
DNS-beheerder (buiten BAIT)	Publiceert één DNS TXT-record voor elk ontvangstdomein.
MESH-beheerder (buiten BAIT)	Verbindt je directory in MESH, zodat BAIT je medewerkersgroepen kan importeren.

Voordat je begint

Verzamel de BAIT-items uit de Onboardingchecklist:

de naam, het land en de standaardtaal voor e-mail van je organisatie;

elk domein waarop je medewerkers e-mail ontvangen, en iemand die voor elk daarvan een DNS TXT-record kan publiceren;

je medewerkersdirectory, verbonden in MESH (zie Bronnen koppelen);

een tweede persoon voor het programmateam, die campagnes gaat goedkeuren;

de persoon die je functionaris gegevensbescherming is.

Belangrijk

BAIT verstuurt simulaties via een mailroute die je contactpersoon bij Soveryne voor je werkruimte inricht. Daar is in BAIT geen scherm voor. Spreek de route, het afzenderadres en de bijbehorende SPF- en DKIM-records af met je contactpersoon bij Soveryne vóór je eerste campagne. Zie Domeinen.

Richt je programma in

Als je BAIT voor het eerst opent, toont Start Richt je programma in: "Three steps, about 15 minutes. Nothing is sent until a second person approves your first campaign." Er staat een teller bij zoals "1 of 3 done". Elke stap heeft een knop Starten, of Wijzigen zodra de stap klaar is. Start vertelt je ook hoeveel stappen er nog over zijn, bijvoorbeeld "You're 2 of 3 steps away from your first campaign."

De inrichtingsflow verbergt de navigatie en toont bovenaan "Step 1 of 3". Gebruik Doorgaan om verder te gaan en Terug om terug te gaan. Kies op elk moment Later afronden om terug te gaan naar Start; wat je hebt opgeslagen, blijft bewaard.

Wiealleen Beheerders.

Stap 1: Je organisatie

Kies op Start, onder Richt je programma in, Starten.

Vul de Naam van de organisatie in. BAIT gebruikt die op rapportages en in de organisatieplaatshouder in simulatie-e-mails.

Kies het Land: Nederland, België, Duitsland, Frankrijk of Luxemburg.

Kies de Standaardtaal voor e-mail: Dutch, English fallback of Engels.

Kies Doorgaan.

Als de naam leeg is, meldt BAIT "Give the organisation a name first".

Stap 2: Verzenddomeinen verifiëren

BAIT noemt deze domeinen verzenddomeinen, maar het zijn de domeinen waarop je medewerkers e-mail ontvangen. BAIT verstuurt een simulatie alleen naar een adres op een domein waarvan je hebt aangetoond dat je het bezit.

Vul in Verzenddomein toevoegen een domein in waarop je medewerkers e-mail ontvangen, bijvoorbeeld example.com.

Kies Domein toevoegen. BAIT meldt "domein toegevoegd. Publiceer het DNS-record en controleer het daarna." (Added domain. Publish the DNS record, then check it.) en toont het record dat je moet publiceren.

Herhaal dit voor elk domein waarop je medewerkers e-mail ontvangen, ook die van dochterondernemingen.

Kies Doorgaan.

Je hoeft niet te wachten tot de domeinen zijn geverifieerd om de inrichting af te ronden. Publiceer de records en controleer ze onder Instellingen › Verzenddomeinen (zie Een ontvangstdomein verifiëren). Je kunt een campagne pas ter goedkeuring sturen als ten minste één domein is geverifieerd.

Stap 3: Importeer je mensen

Je medewerkersgroepen komen uit je directory via MESH, het gedeelde register van Soveryne. BAIT leest de groepen en hun leden uit MESH, zodat doelgroepen actueel blijven.

Kies Use the shared directory in MESH. BAIT markeert die met "Recommended. Groups and people come from MESH and update after each directory sync, on MESH's schedule or with Sync now."

Kies Instellen afronden.

BAIT meldt "Instellen voltooid. Start je eerste campagne wanneer je er klaar voor bent." en gaat terug naar Start. Als je directory al in MESH is verbonden, importeert BAIT de groepen meteen. Is dat niet zo, verbind de directory dan eerst in MESH en kies daarna Nu synchroniseren op Mensen (zie Je medewerkersgroepen importeren).

Een ontvangstdomein verifiëren

Wiealleen Beheerders.

Kies Instellingen (het schuifregelaarpictogram rechtsboven).

Kies Verzenddomeinen. Elk domein toont Geverifieerd of Wacht op DNS.

Instellingen › Verzenddomeinen met één geverifieerd domein en één domein dat op zijn DNS-record wacht, met het record dat gepubliceerd moet worden

Kopieer voor een domein met Wacht op DNS het record dat eronder staat. Het ziet er zo uit: `` TXT _bait-verify.example.com "bait-site-verification=<token shown in BAIT>" ``

Vraag je DNS-beheerder het record te publiceren. Het staat op een eigen naam, dus je bestaande SPF- en DMARC-records worden niet aangeraakt.

Kies terug in BAIT DNS controleren. De balk onder het domein toont "DNS check queued", daarna "Checking DNS…" en dan het resultaat.

Als BAIT het record vindt, toont de balk "Verified — record found" en toont het domein Geverifieerd. Het token voor een domein verandert nooit, dus opnieuw controleren maakt een record dat je al hebt gepubliceerd nooit ongeldig.

Om hier nog een domein toe te voegen, vul je het in bij Verzenddomein toevoegen en kies je Domein toevoegen. Als je een domein toevoegt dat al in de lijst staat, wordt hetzelfde record opnieuw getoond. Domeinen kunnen niet in de console worden verwijderd.

Zolang een domein niet is geverifieerd, toont Start het onder Vraagt je aandacht met "People on this domain are skipped until its DNS record is found." Medewerkers op dat domein ontvangen niets.

Als het record niet wordt gevonden

Melding	Wat je doet
"TXT record … was not found at your domain's own nameservers. DNS changes can take up to an hour to publish."	Controleer de naam en waarde van het record, wacht en kies daarna opnieuw DNS controleren.
"De nameservers voor … waren niet bereikbaar, en de resolver heeft zo'n record niet. Als je het net hebt gepubliceerd, zijn de nameservers mogelijk nog aan het opstarten." (Could not reach the nameservers for …, and the resolver has no such record. If you have just published it, its nameservers may still be starting up.)	Wacht even en controleer het opnieuw. Blijft het mislukken, vraag je DNS-beheerder dan of de nameservers van het domein antwoorden.
"Er bestaat een bait-site-verification-record op …, maar het bevat een ander token. Vervang het door de regel hierboven — een token van een ander domein of een andere BAIT-installatie bewijst dit domein niet." (A bait-site-verification record exists at … but carries a different token. Replace it with the line shown above — a token from another domain or another BAIT install does not prove this domain.)	Vervang de gepubliceerde waarde door exact de regel die BAIT voor dit domein toont.
"'…' is not a domain name"	Vul alleen het domein in, bijvoorbeeld `example.com`, zonder `https://` of een e-mailadres.

Zie Domeinen voor hoe ontvangstdomeinen verschillen van de andere soorten domeinen in Soveryne.

Je medewerkersgroepen importeren

BAIT houdt geen eigen lijst met medewerkers bij. Medewerkers en hun groepen komen uit je directory, die je in MESH verbindt. MESH ververst mensen en groepen uit je directory volgens een eigen schema (zie Bronnen koppelen). BAIT haalt de nieuwste groepen uit MESH op als je Nu synchroniseren kiest op Mensen.

Wiealleen Beheerders.

Je directory verbinden in MESH

Kies Instellingen en daarna Shared directory.

Lees de status:

"Shared inventory available from MESH": MESH heeft een directory die BAIT kan gebruiken.

"Connect a directory in MESH to import groups and people.": er is nog niets verbonden.

Kies Open MESH om naar de MESH-console te gaan, en verbind daar je directory. Zie Bronnen koppelen.

Als BAIT meldt dat MESH nog niet is geconfigureerd, vraag je contactpersoon bij Soveryne dan om de koppeling tussen BAIT en MESH af te ronden.

De groepen in BAIT binnenhalen

Kies Mensen.

Kies Nu synchroniseren. De knop toont Synchroniseren… terwijl BAIT bezig is.

De balk boven de tabel toont de voortgang en daarna het resultaat, bijvoorbeeld "Synced just now · 12 joiners added, 3 leavers removed". De groepen verschijnen in de tabel met het aantal mensen in elke groep.

Mensen die zijn vertrokken, worden na de volgende directorysynchronisatie uitgesloten. Dat geldt ook voor een campagne die al aan het verzenden is: ze ontvangen er geen verdere simulaties meer van. Campagnes die al hebben gelopen, behouden hun geschiedenis.

Een groep die uit je directory verdwijnt, blijft in de lijst staan met 0 mensen, zodat de geschiedenis niet verloren gaat.

Als je directory nog niet is verbonden, opent Nu synchroniseren in plaats daarvan Instellingen › Gedeelde directory.

Melding	Wat je doet
"Review the audience comparison in MESH before switching Bait to the shared directory."	Bekijk en accepteer in MESH de vergelijking van je directory met de huidige groepen in BAIT, en kies daarna opnieuw Nu synchroniseren.
Een melding dat er al een andere synchronisatie loopt	Er is een andere synchronisatie bezig. Wacht even en kies daarna Opnieuw.
"The stored audience could not be read, so nothing was changed. No groups were removed."	Kies Opnieuw. Je groepen zijn ongewijzigd.

Je functionaris gegevensbescherming aanwijzen

Resultaten in BAIT zijn per groep. Het identificeren van een individu achter een resultaat vereist een apart verzoek, en BAIT weigert elk zo'n verzoek totdat er een functionaris gegevensbescherming is aangewezen.

Wiealleen Beheerders.

Kies Instellingen en daarna Organisatie.

Instellingen › Organisatie met de naam van de organisatie, het land, de standaardtaal voor e-mail, de tijdzone en de functionaris gegevensbescherming

Kies bij Functionaris gegevensbescherming de persoon. Zolang er niemand is gekozen, toont de lijst "Nobody yet — reveal requests will be refused".

Kies Organisatie opslaan. BAIT meldt "Organisation saved".

De wijziging van de functionaris gegevensbescherming wordt in het auditlogboek vastgelegd als "Changed the Data Protection Officer on file".

De lijst toont de mensen in je programmateam die BAIT al eens hebben geopend. Ontbreekt de persoon die je wilt, vraag diegene dan om zich aan te melden en BAIT één keer te openen, en probeer het daarna opnieuw.

De gegevens van je organisatie wijzigen

Wiealleen Beheerders.

Op Instellingen › Organisatie kun je ook het volgende wijzigen:

Naam van de organisatie;

Land: Nederland, België, Duitsland, Frankrijk of Luxemburg;

Standaardtaal voor e-mail: Dutch, English fallback of Engels;

Tijdzone: Europe/Amsterdam, Europe/Brussels, Europe/Berlin of Europe/Paris. De verzendvensters van je campagnes, en de datums en tijden die BAIT toont, volgen deze tijdzone.

Kies Organisatie opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Opmerking

De scenario's in de bibliotheek van Soveryne zijn in het Engels geschreven. De standaardtaal voor e-mail legt de voorkeur van je organisatie vast; elk scenario heeft een eigen taal.

Het tweede lid van je programmateam toevoegen

Niemand kan zijn eigen campagne goedkeuren, dus je hebt minstens twee mensen in het programmateam nodig voordat er iets kan worden verzonden.

Zorg dat je collega zich bij BAIT kan aanmelden met de rol Beheerder of Gebruiker. Zie Single sign-on. Mensen die zich aanmelden, beginnen als Gebruiker; de rol Beheerder wordt apart toegekend.

Vraag je collega om zich aan te melden en BAIT één keer te openen. Vanaf dat moment verschijnt die persoon in de lijst Goedkeurder van de campagnewizard en kan die als functionaris gegevensbescherming worden gekozen.

Elk lid van het programmateam kan een campagne goedkeuren, behalve een campagne die die persoon zelf heeft gemaakt. Beheerders kunnen ook scenario's goedkeuren, behalve een scenario dat ze zelf hebben geschreven.

Opmerking

BAIT stuurt een goedkeurder geen e-mailmelding. Als je een campagne ter goedkeuring stuurt, laat je dat de goedkeurder zelf weten. De campagne verschijnt bij die persoon op Start onder Vraagt je aandacht.

Bijlagemeting

Als je campagnes met een bijlage uitvoert, probeert BAIT echte openingen door een persoon te onderscheiden van automatische openingen door een mailscanner. Je kunt BAIT daarbij helpen met informatie over je eigen netwerk.

Wiealleen Beheerders.

Kies Instellingen en daarna Attachment measurement.

Vul een of meer van deze velden in, één item per regel:

Corporate networks: bekende bereiken van waaruit het verkeer van je organisatie naar buiten gaat, geschreven als adresbereiken.

Verified scanner networks: bereiken waarvan je hebt bevestigd dat ze bij een mailscanner horen.

Expected document readers: tekst waaraan je de documentlezers herkent die je medewerkers gebruiken, bijvoorbeeld Microsoft Word.

Scanner signatures: tekst waaraan je je geverifieerde mailscanners herkent.

Kies Save measurement settings. BAIT meldt "Saved. Existing campaign policies are unchanged."

Deze instellingen worden bij goedkeuring vastgelegd in elke campagne, dus een wijziging geldt alleen voor campagnes die daarna worden goedgekeurd. Netwerkeigendom of een laat verzoek telt op zichzelf nooit als opening door een persoon. Ruwe IP-adressen en volledige gegevens van de lezer worden verwijderd nadat elke waarneming is geclassificeerd.

Het auditlogboek bekijken

Het auditlogboek toont wie wat heeft gedaan in BAIT, nieuwste eerst, met datum en tijd.

Wieiedereen in het programmateam.

Kies Instellingen en daarna Auditlogboek.

Instellingen › Auditlogboek met recente acties, met de tijd en de persoon die ze heeft uitgevoerd

Items zijn onder meer: goedkeuring voor campagnes aanvragen, campagnes goedkeuren en terugsturen; ze pauzeren, hervatten en annuleren; ontvangstdomeinen toevoegen en verifiëren; directorysynchronisaties; scenario's schrijven en goedkeuren; verzoeken om identiteitsvrijgave; en wijzigingen van de functionaris gegevensbescherming. Automatische acties worden getoond met "Systeem" als uitvoerder. Items beschrijven de actie, niet de naam van de campagne.

Het auditlogboek kan niet worden gefilterd of geëxporteerd. Als er nog niets is gebeurd, staat er "Nog geen activiteit."

Problemen oplossen

Melding	Wat het betekent	Wat je doet
"Only administrators of this BAIT installation can do this."	Inrichtingsstappen en instellingen zijn alleen voor Beheerders.	Vraag het aan een Beheerder.
"Give the organisation a name first"	De Naam van de organisatie is leeg.	Vul een naam in en sla op.
"Type the domain your staff receive mail on"	Domein toevoegen is gekozen terwijl het veld leeg was.	Vul een domein in.
"no sending domain is verified yet, so nothing could be delivered. Verify a domain under Settings › Sending domains first."	Je probeerde een campagne ter goedkeuring te sturen voordat er een domein was geverifieerd.	Verifieer ten minste één domein.