Bewijs

Onderdeel vanJe complianceprogramma opzetten en uitvoeren

Bewijs toont aan dat een beheersmaatregel in de praktijk werkt: een ondertekend beleidsdocument, een export van een configuratie, notulen van een review, een testrapport. Op deze pagina lees je hoe je bewijs uploadt, hoe je mensen in je organisatie om bewijs vraagt en hoe de AI-bewijsauditor van Command controleert of het standhoudt.

Wie gebruikt het

Rol	Wat ze hier doen
Beheerder	Uploadt bewijs, verstuurt bewijsverzoeken en beoordeelt wat er terugkomt, en toetst bewijs
Beleidsredacteur	Verstuurt bewijsverzoeken en beoordeelt wat er terugkomt
Auditor	Leest bewijs en toetst het met de AI-bewijsauditor
Security manager	Toetst bewijs met de AI-bewijsauditor en kan een bewijsverzoek opstellen
Incident responder	Leest bewijs

Voordat je begint

Om mensen om bewijs te vragen, moet je werkruimte aan Counsel gekoppeld zijn en hebben de mensen die je vraagt een Counsel-account nodig. Zie Counsel.

Om een verzoek naar een afdeling te sturen, koppel je de beheersmaatregel eerst aan die afdeling. Zie De afdelingen kiezen.

Het tabblad Bewijs

Klik op Documenten in de bovenste navigatie. Het tabblad Bewijs opent als eerste.

Elke rij toont de bestandsnaam, de ID van de beheersmaatregel waaraan het bestand gekoppeld is, de status en de datum waarop het is toegevoegd. Typ in Zoek documenten om een bestand te vinden op naam of ID van een beheersmaatregel. Klik op een rij om de gegevens rechts te tonen:

Notities, als die er zijn;

Bekijken om het bestand te openen in de viewer van Command, en Downloaden om het originele bestand te openen;

Gekoppelde maatregelen: de beheersmaatregelen waarvoor dit bestand bewijs is. Klik op een beheersmaatregel om die te openen.

Het tabblad Bewijs met bewijsbestanden en de gegevens van één bestand

Statussen van bewijs

Status	Betekenis
Uploaden	Het bestand wordt geüpload
Geüpload	Het bestand is opgeslagen
Opgeslagen	Het bestand is opgeslagen en Command heeft het gelezen; het aantal pagina's wordt getoond
Niet leesbaar	Command kan dit type bestand niet lezen
Mislukt	De upload is niet voltooid

Bestanden die je zelf uploadt, tonen Geüpload. Bestanden die via een geaccepteerd bewijsverzoek in Command terechtkomen, tonen Opgeslagen.

In de viewer worden pdf-bestanden en afbeeldingen in Command getoond. Bij andere typen staat er Geen voorvertoning in de browser voor, gevolgd door het bestandstype, met een knop Downloaden.

Bewijs uploaden

Wie kan dit doenBeheerder.

Klik bovenaan de pagina Documenten op Bewijs uploaden.

Sleep een bestand naar Sleep een bestand hierheen of klik om te kiezen, of klik om er een te kiezen.

Typ eventueel onder Gekoppelde maatregel de ID van de beheersmaatregel waarvoor het bestand bewijs is.

Voeg eventueel Notities toe.

Klik op Uploaden. Command toont Veilig uploaden + scannen… en daarna de bestandsnaam, gevolgd door opgeslagen en gekoppeld aan een bewijsrecord.

Klik op Klaar.

Command start de AI-bewijsauditor op de achtergrond voor het bestand. Je kunt gewoon doorwerken.

Je kunt ook op Bewijs koppelen klikken in de sectie Bewijs van een beheersmaatregel; dat opent dit tabblad.

Bewijs toetsen met de AI-bewijsauditor

De AI-bewijsauditor beoordeelt of één bewijsbestand één beheersmaatregel aantoont. Hij zoekt de artikelen op van de raamwerken waaraan de beheersmaatregel is gekoppeld, kan webpagina's raadplegen en vermeldt de pagina's, artikelen of adressen waarop hij zich baseerde. Zijn oordeel is een advies: het blokkeert nooit iets.

Wie kan dit doenBeheerder, Auditor en Security manager. Een Beleidsredacteur kan geen toets uitvoeren.

Open de beheersmaatregel op de pagina Beheersmaatregelen.

Klik in de sectie Bewijs van het zijpaneel op Toets als auditor bij een bestand, of op Alles toetsen om alle bestanden te toetsen. De kaart toont Wordt getoetst….

Als het oordeel binnen is, klik je erop voor een samenvatting van één zin, de gevonden hiaten, de redenen en de bronvermeldingen.

Oordeel	Betekenis
Voldoende	Het bestand houdt stand als bewijs voor deze beheersmaatregel
Onvolledig	Het bestand helpt, maar er ontbreekt iets, bijvoorbeeld een goedkeuringsdatum of de naam van de goedkeurder
Afgewezen	Het bestand toont deze beheersmaatregel niet aan
Niet leesbaar	De auditor kon het bestand niet lezen
Controle mislukt	De toets kon niet worden voltooid

Wil je een bestand opnieuw toetsen, klik dan op Opnieuw toetsen. Elk oordeel wordt bewaard; het nieuwste wordt getoond.

Waar de auditor op let: bewijs dat herleidbaar is tot een persoon of systeem, gedateerd is, specifiek is voor deze beheersmaatregel en volledig genoeg is om iemand anders de controle te laten herhalen. Een document met verborgen instructies aan de AI wordt afgewezen.

Bestandstypen die hij leest: pdf, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx) en tekstbestanden (.txt, .md, .rst, .csv, .log, .json). Afbeeldingen worden alleen gelezen als je platform dat ondersteunt; anders zijn ze Niet leesbaar.

Lange documenten: de auditor leest het begin en het einde van een heel lang document. Zet het doorslaggevende bewijs aan het begin.

Command toetst bewijs ook uit zichzelf: na een upload, nadat je een bewijsverzoek accepteert, en eenmaal per dag voor bestanden die nooit zijn beoordeeld of meer dan 90 dagen geleden voor het laatst zijn beoordeeld.

De oordelen tellen mee in de implementatiescore van de beheersmaatregel. Zie De implementatiescore.

Mensen om bewijs vragen

Je kunt de mensen die het bewijs hebben, zoals een teamleider of een HR-medewerker, vragen om het aan te leveren. Zij antwoorden in Counsel, en jij beoordeelt in Command wat ze sturen.

Wie kan dit doenBeheerder en Beleidsredacteur. Een Security manager kan een verzoek opstellen, maar niet versturen.

Open de beheersmaatregel op de pagina Beheersmaatregelen. Sla hem eerst op als hij nieuw is.

Klik in de sectie Bewijs van het zijpaneel op Bewijs opvragen.

Beschrijf onder Wat heb je nodig? het bewijs, in maximaal 200 tekens.

Typ onder Hoe moeten ze het aanleveren? instructies voor de persoon die het aanlevert.

Kies eventueel een datum bij Uiterlijk.

Kies onder Wie moet het aanleveren?:

Naar afdelingen: de afdelingen van de beheersmaatregel zijn geselecteerd; vink uit wat je niet wilt; of

Naar één persoon: kies een persoon uit de Counsel-accounts van je organisatie.

Klik op Verzoek versturen. Command toont Bewijsverzoek verstuurd naar {n} ontvanger(s).

Wil je Command het verzoek laten schrijven, klik dan op de sterretjesknop Dit verzoek opstellen met AI in de kop. Die vult Wat heb je nodig? en de instructies in begrijpelijke taal in, voor iemand die geen compliancespecialist is. Controleer de tekst voordat je het verzoek verstuurt.

Hebben sommige mensen nog geen Counsel-account, dan meldt Command Nog geen Counsel-account voor:, gevolgd door hun namen. Zij kunnen het verzoek pas ontvangen nadat ze bij Counsel hebben ingelogd.

Opmerking

Command verstuurt geen e-mails of herinneringen. Ontvangers zien het verzoek in Counsel. Laat ze weten dat je het hebt gevraagd. Zie Bewijsverzoeken in Counsel.

Een verzoek opvolgen

Je verzoeken verschijnen met hun status in de sectie Bewijs van de beheersmaatregel:

Status	Betekenis
Wacht op bewijs	Nog niemand heeft geantwoord
Ingediend voor beoordeling	Iemand heeft bewijs gestuurd; het wacht op jou
Geaccepteerd	Je hebt het bewijs geaccepteerd
Teruggestuurd	Je hebt om wijzigingen gevraagd; het verzoek staat weer open voor de ontvanger

Te laat wordt in rood getoond als de uiterste datum is verstreken en er niets is ingediend of geaccepteerd.

Een verzoek aan een afdeling is afgehandeld zodra de eerste persoon iets indient.

Een inzending accepteren of terugsturen

Wie kan dit doenBeheerder en Beleidsredacteur.

Toont een verzoek Ingediend voor beoordeling, lees dan de ingediende bestanden en:

Klik op Accepteren. Command legt elk ingediend bestand vast als bewijs bij de beheersmaatregel, start de AI-bewijsauditor voor elk bestand en toont Geaccepteerd — {n} bewijsrecord(s) vastgelegd.

Of klik op Terugsturen, beschrijf Wat moet er anders? en klik nogmaals op Terugsturen. Command toont Teruggestuurd naar de ontvanger. De ontvanger ziet je toelichting in Counsel.

Hoe Command je beschermt

Geüpload bewijs is alleen beschikbaar voor mensen die bij je werkruimte zijn ingelogd, en wordt versleuteld opgeslagen.

Terwijl een bestand wordt geüpload, toont het venster Veilig uploaden + scannen….

De AI-bewijsauditor geeft alleen advies; hij blokkeert nooit een upload en wijzigt nooit bewijs. Niemand kan met de hand een oordeel invoeren.

Bewijsverzoeken worden alleen verstuurd voor opgeslagen beheersmaatregelen, alleen naar mensen met een Counsel-account in je organisatie, en nooit naar de werkruimte van een andere partner. Alleen ingediend bewijs kan worden geaccepteerd of teruggestuurd.

Problemen oplossen

Wat je ziet	Wat het betekent	Wat je doet
Uploaden mislukt	De upload is niet voltooid, of je rol mag niet uploaden	Klik op Uploaden opnieuw. Vraag een Beheerder om het te uploaden.
De bewijstoets kon niet worden gestart	De toets kon niet starten, of je rol mag hem niet uitvoeren	Vraag het een Beheerder, Auditor of Security manager
The evidence check is still running — the verdict will appear here when it lands	De toets duurt langer dan gewoonlijk	Kom later terug; het oordeel verschijnt op de kaart
Bewijs opvragen is uitgeschakeld: Sla deze maatregel op voordat je er bewijs voor opvraagt.	De beheersmaatregel is nog niet opgeslagen	Sla de beheersmaatregel eerst op
Aan deze maatregel hangen nog geen afdelingen — kies één persoon.	De beheersmaatregel heeft geen afdelingen	Kies Naar één persoon, of voeg afdelingen toe aan de beheersmaatregel
Nog geen accounts in de klantwerkruimte	Niemand in je organisatie heeft een Counsel-account	Vraag je medewerkers om één keer in te loggen bij Counsel
Kon dat verzoek niet versturen: gevolgd door een reden	Het verzoek is geweigerd, bijvoorbeeld omdat niemand die je vroeg een Counsel-account heeft, of omdat Counsel niet gekoppeld is	Controleer de ontvangers. Vraag je partner of Counsel gekoppeld is.
Kon die beoordeling niet afronden: gevolgd door een reden	Accepteren of terugsturen is niet voltooid	Laad de pagina opnieuw en probeer het nog een keer

← VorigeBeleid Volgende →Raamwerken