Beleid

Command schrijft de beleidsdocumenten van je organisatie voor je, op basis van je eigen organisatieprofiel, je beheersmaatregelen en de raamwerken waarop je bent ingeschreven. Deze pagina legt uit hoe je beleid genereert, het beoordeelt met de AI-copiloot, het goedkeurt, het via Counsel publiceert naar je medewerkers en het downloadt.

Wie gebruikt het

Voordat je begint

Het tabblad Beleid

Klik in de bovenste navigatie op Documenten en daarna op het tabblad Beleid. Je kunt ook Governance kiezen in het profielmenu.

De kaart Beleidsdocumenten toont alle documenten in alfabetische volgorde. Filter met de chips Alle, Wordt geschreven, Concept, In beoordeling, Goedgekeurd en Aandacht nodig, of typ in Zoek documenten om een titel te vinden.

Elke rij toont:

Een document met Aandacht nodig heeft bevindingen die je moet oplossen voordat het kan worden goedgekeurd. Een document met Wordt geschreven wordt nog door Command opgesteld; je kunt het lezen, maar nog niet bewerken of goedkeuren.

Als iets in de catalogus niet kan worden gegenereerd omdat organisatiefeiten ontbreken, staan die in een banner Nog aan te leveren om alles te kunnen genereren. Klik op Organisatiegegevens aanvullen om de pagina Organisatie te openen.

Beleid genereren uit de catalogus

Command heeft een catalogus van 33 beleidsdocumenten, van een Access Control Policy tot een Supplier & Supply Chain Security Policy. Jij kiest welke worden opgesteld.

Een voortgangspaneel boven de lijst toont elk document als wacht, wordt geschreven, opgesteld of niet opgesteld, met de reden als een document niet kon worden opgesteld. Je kunt de pagina verlaten; het paneel wordt weer getoond als je terugkomt, ook aan collega's. Als de run klaar is:

Er loopt steeds maar één generatie tegelijk. Loopt er al een, dan staat in het venster Er loopt al een generatie. Wacht tot die klaar is voordat je een nieuwe start.

Documenten die vanuit een sjabloonpakket of de set-up wizard worden gegenereerd, worden ook op de achtergrond geschreven. Je krijgt een melding {n} policy documents generated als ze klaar zijn.

Waarop Command zich baseert

Elk document wordt opgesteld uit je organisatieprofiel, de beheersmaatregelen die het dekt, de artikelen van de raamwerken waarop je bent ingeschreven, de gedeelde compliancebibliotheek en je eigen uploads. Elk document heeft een Engelse en een Nederlandse versie; de versie in je eigen taal staat voorop.

Als een sectie niet goed terugkomt, schrijft Command die automatisch opnieuw, met maximaal drie pogingen. Is het document daarna nog onvolledig, dan wordt het een Concept met Aandacht nodig.

Een document samenstellen uit gekozen beheersmaatregelen

In plaats van een document uit de catalogus kun je er een opbouwen uit beheersmaatregelen die je zelf kiest.

Duurt het genereren langer, dan meldt Command Generation is still running in the background — the document will appear in the list on its own.

Als er feiten ontbreken, toont Command Dit document kan nog niet gegenereerd worden met een lijst van wat je moet invullen, en een knop Organisatiegegevens aanvullen.

Een document beoordelen en bewerken

Klik op een document in de lijst om de beleidseditor te openen. Het document staat rechts, de AI-copiloot links. Sleep de scheidingslijn om de breedtes aan te passen; dubbelklik erop om ze terug te zetten.

In de bovenbalk staan ← Documents om terug te gaan, de titel en status, de taalschakelaar NL / EN voor tweetalige documenten, Opslaan als je niet-opgeslagen wijzigingen hebt, en Goedkeuren + publiceren.

De tekst bewerken

Het document is de editor: klik in de tekst en typ. Er is geen aparte bewerkmodus.

Tabellen en figuren uit het sjabloon worden niet in de editor getoond, maar staan wel in de bestanden die Command maakt.

Opslaan

Klik op Opslaan, of druk op Ctrl+S. Een Concept wordt In beoordeling als je het voor het eerst opslaat. Command werkt daarna de andere taal bij van de alinea's die je hebt gewijzigd, en toont Andere taal bijwerken… en daarna Opgeslagen in beide talen. Lukt dat niet, dan toont het Vertaling van de andere taal mislukt — de bewerking is wel opgeslagen.

Wissel van taal met NL / EN om de andere versie te lezen of te bewerken. Sla je wijzigingen eerst op; de schakelaar is uitgeschakeld zolang je niet-opgeslagen wijzigingen hebt.

Bevindingen

Als Command problemen in een document heeft gevonden, staan die in een banner:

Terwijl de AI nog schrijft

Als sommige secties opnieuw worden geschreven, toont de editor De AI schrijft dit document nog af en Poging {n} van {max}. Editing is paused until the document is complete, so the rewrite cannot overwrite your changes. De pagina werkt zichzelf bij; als het klaar is, staat er De AI heeft dit document afgemaakt.

Werken met de AI-copiloot

Het paneel AI-copiloot helpt je een document te beoordelen. De copiloot leest het document, zoekt op wat je raamwerken vereisen en vermeldt zijn bronnen, en kan op internet zoeken. Hij houdt per document één gesprek voor je bij, ook na het opnieuw laden.

Vink Plan het werk aan voor een grotere taak. De copiloot noemt dan zijn doel en vinkt zijn stappen af.

Voorgestelde wijzigingen

Als de copiloot een nieuwe formulering voorstelt, toont hij een bijgehouden wijziging in het document: de oude tekst doorgestreept en de nieuwe tekst gemarkeerd, met ✓ Accept en ✕ Reject bij elke wijziging. Een balk onderaan toont Voorgestelde wijziging met de redenering van de copiloot, en Afwijzen en Alles overnemen.

Acties die je toestemming nodig hebben

Bij sommige verzoeken werkt de copiloot zelf in het document, bijvoorbeeld door één alinea direct te herschrijven. Hij vraagt altijd eerst: Mag de co-pilot … uitvoeren?, met de actie op de plaats van de puntjes. Klik op Toestaan om hem door te laten gaan, of op Niet doen om te weigeren.

Een document goedkeuren en publiceren

Als je een document goedkeurt, maakt Command in één stap de definitieve bestanden en stuurt het ze naar je medewerkers in Counsel.

Een gepubliceerd document blijft Goedgekeurd; er is geen aparte status voor gepubliceerd.

Opnieuw publiceren

Om een goedgekeurd document opnieuw te versturen, klik je op Opnieuw publiceren naar Counsel in de rij. Command verstuurt de bestanden van de laatste goedkeuring, vervangt het eerdere exemplaar van elke ontvanger en toont Gepubliceerd naar {n} ontvangers.

Heb je het document na de goedkeuring bewerkt, keur het dan opnieuw goed vanuit de editor, zodat de bestanden je wijzigingen bevatten.

Een beleidspakket downloaden

Open bij een goedgekeurd document het rijmenu (⋮) en kies Pakket downloaden (DOCX/PDF/XLSX). Command downloadt het eigen pakket van dat document: een zipbestand met per taal het Word- en PDF-document en de spreadsheet met het maatregelenregister. Het maatregelenregister toont alle beheersmaatregelen in je werkruimte met hun ID, titel, familie, status, eigenaar en raamwerken.

Op het voorblad van de bestanden staat "Opgesteld door" je partner "voor" je organisatie. Je partner beheert de huisstijl in zijn partnerportaal.

Een document verwijderen

Open het rijmenu (⋮) en kies Verwijderen. Command vraagt Dit beleidsdocument verwijderen? met de titel. Bevestig om het te verwijderen. Je kunt dit niet ongedaan maken.

Hoe Command je beschermt

Problemen oplossen