Bewijsverzoeken

Onderdeel vanJe complianceprogramma opzetten en uitvoeren Meedoen als medewerker

Beantwoord de verzoeken om bewijs die je complianceteam je stuurt, bijvoorbeeld een driemaandelijkse toegangsreview of een rapport van een hersteltest van een back-up. Counsel controleert elk bestand zodra je het toevoegt, zodat je een probleem kunt oplossen voordat de beoordelaar het ziet.

Wie doet wat

Wie	Wat ze doen
Je complianceteam, in Command	Vraagt bewijs op voor een of meer beheersmaatregelen, met instructies en een uiterste datum, en beoordeelt wat je stuurt. Zie Bewijs in Command.
Jij, in Counsel	Voegt de bestanden toe die laten zien dat de beheersmaatregel is ingevoerd, en stuurt ze naar de aanvrager.

Je ziet alleen de verzoeken die aan jou zijn gericht: aan jou op naam of aan een afdeling waar je bij hoort.

Voordat je begint

Verzoeken verschijnen alleen in een Counsel die gekoppeld is aan de Command van je complianceteam, via je Soveryne-partner of binnen je eigen organisatie. In die Counsel heeft de pagina Kennis een tabblad Verzoeken.

Counsel stuurt je geen e-mail wanneer er een verzoek binnenkomt. Meestal laat je complianceteam het je weten; kijk anders af en toe op het tabblad Verzoeken.

Je verzoeken vinden

Selecteer Kennis en daarna het tabblad Verzoeken. Het getal naast het tabblad geeft aan hoeveel verzoeken op je wachten.

De pagina toont je verzoeken in twee groepen:

Wacht op jou: verzoeken die je nog moet beantwoorden, en verzoeken die naar je zijn teruggestuurd. Verzoeken die te laat zijn, staan bovenaan, daarna het verzoek met de eerstvolgende uiterste datum.

Al verstuurd: verzoeken die je hebt beantwoord, het nieuwste bovenaan.

Het tabblad Verzoeken met een verzoek uit Command dat op jou wacht

Elk verzoek toont de titel, de beheersmaatregelen waarvoor het is (of "Algemeen verzoek"), de uiterste datum en hoeveel bestanden er zijn bijgevoegd. Het label Te laat markeert een verzoek waarvan de uiterste datum is verstreken.

Een verzoek heeft een van deze statussen:

Status	Betekenis
Wacht op jou	Je hebt nog niets gestuurd.
Teruggestuurd	De beoordelaar heeft om iets extra's gevraagd. Hun notitie legt uit wat.
Ingediend	Je hebt het gestuurd. Het wacht op de beoordelaar.
Geaccepteerd	De beoordelaar heeft je bewijs geaccepteerd.

Een bewijsverzoek beantwoorden

Selecteer het verzoek om het te openen.

Lees Wat dit bewijs moet laten zien. Hier staan de instructies van de aanvrager. Zijn die er niet, dan staat er "Er zijn geen specifieke instructies gegeven. Stuur wat het beste aantoont dat dit geregeld is.". Daaronder zie je voor welke beheersmaatregelen het verzoek is, wie erom vroeg en wat de uiterste datum is.

Selecteer Bestand toevoegen en kies één bestand. Counsel begint direct met controleren en toont "Dit document wordt gecontroleerd…".

Wacht op het resultaat van de controle. Zie De controle van elk bestand.

Herhaal stap 3 en 4 voor elk volgend bestand dat je wilt sturen.

Klopt een bestand niet, selecteer dan Verwijderen bij dat bestand om het uit dit antwoord te halen, en voeg een beter bestand toe.

Selecteer Naar de aanvrager sturen.

Een geopend bewijsverzoek met de instructies, wie erom vroeg, de uiterste datum en de plek om een bestand toe te voegen

Het verzoek verhuist naar Al verstuurd met de status Ingediend en de notitie "Wacht op hun beoordeling". De aanvrager krijgt een melding in Command.

Is hetzelfde bewijs aan meer dan één persoon gevraagd, dan sluit het eerste verstuurde antwoord het verzoek voor iedereen.

De controle van elk bestand

Counsel leest elk bestand en vergelijkt het met wat het verzoek vraagt en met de beheersmaatregelen waarvoor het is. Het resultaat verschijnt naast het bestand, met een korte samenvatting en, als er iets ontbreekt, een lijst Nog te doen:.

Resultaat	Wat het betekent	Kun je het sturen?
Ziet er goed uit	Het bestand lijkt te laten zien wat er werd gevraagd.	Ja
Nog niet compleet	Het bestand is relevant, maar er ontbreekt iets, bijvoorbeeld een datum of een handtekening. De lijst Nog te doen: zegt wat.	Ja. Misschien weet jij iets wat de controle niet weet. Overweeg een bestand toe te voegen dat het gat vult.
Niet het juiste document	Het bestand lijkt niet het gevraagde bewijs te zijn.	Nee. Vervang of verwijder het eerst.
Kon niet gelezen worden	Counsel kon de inhoud van het bestand niet lezen.	Ja, maar de beoordelaar beoordeelt het zonder hulp. Gebruik waar mogelijk een PDF-, Word-, PowerPoint-, Excel-, CSV- of tekstbestand.
Kon niet gecontroleerd worden	De controle was niet beschikbaar.	Ja. De beoordelaar controleert het.

Zolang er nog een bestand wordt gecontroleerd, blijft Naar de aanvrager sturen onbeschikbaar. Zolang er een bestand is gemarkeerd als Niet het juiste document, toont Counsel "Vervang of verwijder het bestand met “Niet het juiste document” voordat je verstuurt.".

Zeer lange documenten worden mogelijk maar gedeeltelijk gecontroleerd. De controle helpt je; de uiteindelijke beslissing ligt altijd bij de beoordelaar.

Als een verzoek wordt teruggestuurd

Heeft de beoordelaar iets extra's nodig, dan komt het verzoek terug onder Wacht op jou met de status Teruggestuurd en hun notitie: "Sent back:" gevolgd door wat er moet veranderen.

Open het verzoek en lees de notitie.

Voeg de bestanden toe die erop antwoorden, zoals bij Een bewijsverzoek beantwoorden.

Selecteer opnieuw Naar de aanvrager sturen.

Hoe je bewijs wordt beschermd

Bewijsbestanden zijn privé binnen je organisatie. Geen andere gebruiker kan ze zien.

Ze worden gescheiden gehouden van je eigen uploads en worden nooit in je gesprekken gebruikt.

Je kunt alleen bewijs sturen voor verzoeken die aan jou zijn gericht, en alleen naar het complianceteam dat erom vroeg.

Problemen oplossen

Melding	Wat het betekent	Wat je doet
"Er wacht op dit moment niets op jou."	Je hebt geen openstaande verzoeken.	Niets.
"Kon je verzoeken niet laden."	Counsel kon je verzoeken niet ophalen.	Laad de pagina opnieuw. Blijft het mislukken, neem dan contact op met je beheerder.
"That upload did not work: …"	Het bestand is niet toegevoegd. De reden staat na de dubbele punt.	Controleer het bestand en probeer het opnieuw. Bestanden groter dan 50 MB, programma's en scripts worden geweigerd.
"Could not send that: …"	Je antwoord is niet verstuurd.	Probeer het opnieuw. Blijft het mislukken, neem dan contact op met je complianceteam.
"Vervang of verwijder het bestand met “Niet het juiste document” voordat je verstuurt."	Een van je bestanden is niet door de controle gekomen.	Selecteer Verwijderen bij dat bestand en voeg het juiste document toe.
Er is geen tabblad Verzoeken	Je Counsel is niet gekoppeld aan de Command van een complianceteam, via je Soveryne-partner of binnen je eigen organisatie.	Vraag het je complianceteam of Soveryne-partner.

← VorigeBeleid Volgende →Je uploads